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A resposta conclusiva da Ouvidoria é o retorno final dado ao usuário após a análise e tratamento de sua manifestação. Ela representa o encerramento do processo de atendimento e deve ser clara, objetiva e completa, fornecendo informações detalhadas sobre as medidas adotadas, os resultados obtidos e, quando aplicável, as ações futuras planejadas. Nesse retorno, é fundamental informar quais órgãos ou setores foram acionados para tratar a demanda, bem como as medidas implementadas ao longo do processo.
Além disso, a resposta conclusiva deve garantir a confidencialidade das informações sensíveis, especialmente em casos de denúncias, protegendo sempre a identidade do manifestante, quando solicitada. Em situações que envolvam sugestões ou elogios, é importante reconhecer as contribuições do usuário, informando, quando for o caso, sobre a possibilidade de adoção das sugestões apresentadas.
A resposta conclusiva deverá contar com a ciência do gestor da alta administração, assegurando que o retorno ao usuário reflita a posição institucional e a coordenação adequada entre os níveis decisórios da organização.
Essa resposta desempenha um papel essencial no fortalecimento da confiança do usuário na administração pública, demonstrando que suas manifestações são tratadas com seriedade e responsabilidade. Ao finalizar o ciclo de atendimento, a resposta conclusiva promove transparência e prestação de contas, mostrando o compromisso da administração pública em atender de forma eficiente e justa as demandas da população.